Lean

In deze tijden van economische malaise en bezuinigingen hanteren veel organisaties het instrument leanmanagement: het doorlichten van de processen in de organisatie op onbalans, verspillingen en overbelasting. Het streven is de bewerkingstijd en doorlooptijd van de processen zo veel mogelijk te verkorten, zonder afbreuk te doen aan het doel dat je uiteindelijk met het proces wilt bereiken. Elke processtap wordt tegen het licht gehouden. Heeft deze geen meerwaarde, dan kan deze lean gemaakt worden en kunnen besparingen op de in te zetten middelen (met name personele inzet) worden ingeboekt.  Zo’n leantraject vergt ook een zeker out-of-the-box-denken, het buiten de geëigende paden willen gaan. Het shoppen van ideeën bij andere organisaties kan hierbij helpen. Momenteel ben ik betrokken bij een leantraject waarbij de planning en controlcyclus wordt doorlopen. Ervaringen van elders leren dat in plaats van het schrijven van uitgebreide bestuurs-rapportages, ook kan worden gerapporteerd over de voortgang in het bestuur door het geven van een presentatie. Een proceswijziging die leidt tot een kortere doorlooptijd, minder bewerkingstijd. Daarnaast als bijkomende voordelen een hogere mate van actualiteit en meer sturing via de lijn. Het middenmanagement levert geen deel-rapportage meer aan bij de afdeling control of financiën die de bestuursrapportage samenstelt, maar voedt rechtsreeks de directie die de presentatie over de voortgang aan het bestuur verzorgt. Door met multidisciplinaire teams in snelkook-pansessies te werken kan het opstellen van de begroting of jaarrekening in enkele weken in plaats van enkele maanden worden gerealiseerd. Een methode die ook wel scrummen wordt genoemd. Ook hier voordelen in de zin van kortere bewerkings- en doorlooptijden. Het verdient aanbeveling elk proces in de organisatie van tijd tot tijd op deze wijze door te lichten. Een leantraject kan niet alleen leiden tot meer doelmatigheid maar geeft ook inspiratie en energie.

Koornstra

Jan Koornstra
Adviseur watersector bij Avalon Advies